秘書的辦事技巧有哪些

  隨著社會越來越多元化的發(fā)展，秘書行業(yè)也在不斷進行著改進?，F代秘書工作不僅由傳統秘書偏重辦文的“文字型”秘書轉變?yōu)檗k文、辦會、辦事以及出謀獻策、處理信息等多種職能集于一身的綜合性秘書，而且涉及的領域越來越廣。
  勞動和社會保障部頒布的《秘書職業(yè)技能標準》中給秘書下了一個定義，即秘書是專門從事辦公室程序性工作、協助領導處理政務及日常事務并為領導決策實施服務的人員。
  一、辦公室業(yè)務與秘書職能
  （一）辦公室基本業(yè)務
  機關辦公室的工作，有政務服務和事務服務兩個方面，政務服務是指辦文、辦會、文檔管理、代擬文稿、綜合協調等；事務服務主要是大量的后勤服務保障工作。由于每個組織的性質不同，所涵蓋的工作范圍不同，所以對于辦公室的業(yè)務來說也各有相同點和不同點。從宏觀方面來說，辦公室基本業(yè)務包括：接待來訪者工作、辦公室環(huán)境管理、辦公室日常事務管理、辦公用品與設備的使用和管理、信息管理、文書擬寫與處理以及輔助領導完成各項工作等各個方面。辦公室日常工作包括：值班工作、印信管理、辦公室活動安排等三大方面。
  （二）秘書的基本職能
  秘書的基本職能，是對秘書機構，秘書職位基本職責與權限的粗線條勾勒，它可以給我們一個秘書職能作用的大體輪廓，對秘書工作具有宏觀指導價值。在不同的領域與機構內秘書的基本職能側重點各有不同，根據當前秘書工作的一般現狀，基本職能可分為這幾個方面：辦理文書職能、信息管理職能、督促檢查功能、綜合協調的職能、參謀輔助職能、后勤保障的職能。
  二、秘書如何提高辦事能力
  （一）秘書辦事應具備的能力素質
  1.語言能力。說話能力與辦事的成功率有直接的聯系。上傳下達、接待來客來訪、洽談工作等等，都離不開說話，會說話是辦事成功的一個基本條件，也是處理好各種關系所需要具備的重要能力之一。會說話，要做到口齒清晰，表達準確、態(tài)度誠懇。同時還要有點說話的基本藝術：感染力、說服力、禮貌、等等。2.交際能力。“世事洞明皆學問，人情練達即文章”，一個秘書如果很善于交際，使人很容易接近，那么、辦事的成功率就比較高。秘書的交際能力，多半是體現在工作的協調中。尤其要處理好與領導的關系。3.調查研究能力。沒有調查就沒有發(fā)言權，調查研究是秘書所必須具備的能力之一。只有深入地調查并進行研究，才能提供給領導完整可靠的依據，幫助領導做出決策、制定政策。4.分析和駕馭能力。秘書常常要面對千頭萬緒、繁雜緊迫的情況，要把事物迅速歸納，分清輕重緩急，把事物分別辦理得清楚順當，這就需要具備分析和駕馭事物的能力。
  （二）掌握好秘書辦事的重點
  1.理解領導意圖，讓領導滿意
  很多領導在向秘書交辦事項時，都習慣于“言簡意賅”的表達自己的意思，有時的意思一聽就明白，可有時卻讓人摸不著頭腦，這就需要秘書全面領會，細細去揣摩領導的意愿。
  例如：上司與人說話時不抬頭，不看人。這是一種不良征兆——輕視下屬，認為此人無能；手指并攏，雙手構成金字塔形狀，指尖對著前方——一定要駁回對方的示意。
  2.處理好領導交辦事項
  （1）接受工作任務弄清“三要素”。一是內容，辦什么事；二是時限，什么時間完成；三是要求，工作質量等。
  （2）優(yōu)化辦事成果“三比較”。辦事的目的是為了取得好的結果，縮小或排除壞的結果，因而辦事的全過程也是趨利避害的過程。
  （3）把握好辦事“三形式”。在領導科學這門課程中曾經講過辦事有三種形式：單一辦事，即在一定時間內完成一項工作；交叉辦事，同時受領兩項工作任務或者兩位領導分別賦予不同任務，需要在同一時間或交叉時間內完成；穿插辦事，即三項以上工作任務穿插在同一時間流程中進行。
  （4）檢驗辦事效率“三標準”。工作質量，即是否達到了領導的要求；工作速度，有沒有超過規(guī)定的時間；辦事過程中有沒有對社會產生不良影響。
  （5）向領導復明“三注意”。一是注意不要失真，二要注意不可吹噓，不借機自我夸耀，三要注意不邀利。
  3.辦好請辦事項
  做好請辦工作，秘書人員和部門要事先調查了解清楚情況，認真地進行分析和研究，提出可行的工作建議，并且通過科學的方式和程序，使領導對請辦建議表示贊同，以體現出秘書人員在工作中的參謀助手作用。
  4.明確秘書辦事禁忌
  《辦事之忌—秘書禁忌系列談之一》提出秘書辦事八項禁忌：不守信用、虎頭蛇尾、拖拖拉拉、急于求成、粗心大意、推諉躲閃、固執(zhí)己見、不守時間。這幾條禁忌對于一個高素質的秘書來說并不難辦到，也不需要刻意的去學習，只需在平時的工作生活中做到細心謹慎，提高自己的責任感就能避免去觸碰這些禁忌，產生不必要的麻煩。
  三、如何解決秘書“辦事”過程中遇到的問題
  （一）什么問題
  當一項工作在實施過程當中遇到困難不能繼續(xù)前進時，首先要做的就是搞清楚出現的是什么問題，是什么導致的以及根源是什么。只有明白是什么問題，才可能去好好的分析從而加以解決。
  （二）分析問題
  搞清楚問題所在之后，就要對問題加以分析。分析問題時要從各個方面去分析，包括內外因，主觀以及客觀，表面現象和本質原因。只有對一個問題分析清楚了，才能對癥下藥，一針見血的去解決，若是一直在一些無關緊要的問題上下功夫，而忽視其直接的本質原因，就只會浪費人力物力財力，而解決不了根本的問題。
  （三）選擇恰當方法
  具體問題具體解決，有好的方法固然適用，但不能生搬硬套。解決問題，要考慮實際，要做到利益*大化，損失最小化。
  對于秘書來說，它不像其他職業(yè)那樣具有專業(yè)性，涉及方面非常之廣，因此是一個難度非常大的職業(yè)。辦事作為秘書日常工作的主要方面，更是雜而廣，如何辦好事、辦大事、巧辦事就顯得尤為重要。因此，秘書就要不斷地學習，在一件又一件的工作中積累經驗，充實自己，認真對待每一件事，始終以學習者的姿態(tài)去完成工作，只有這樣，才能不斷發(fā)展，成為一名具有高素質的合格秘書。