人力資源考試經(jīng)驗(yàn)分享：高效會議的秘訣

　　設(shè)想一下，一位醫(yī)生將病人推進(jìn)手術(shù)室時(shí)對他說：如果我不需要給病人做手術(shù)的話，我會更熱愛我的工作?；蛘咴O(shè)想NBA騎士隊(duì)的勒布朗;詹姆斯(LeBron James)對記者說，如果我不需要打比賽和訓(xùn)練，我真的會喜歡做一名NBA球員。聽上去很荒唐，是不是?

　　現(xiàn)在再設(shè)想一下，一位公司高管說：如果我不需要開會，我會更喜愛我現(xiàn)在的工作。當(dāng)然，在我從事咨詢工作以來，我曾經(jīng)多次聽到前來咨詢的公司高管這么說。乍聽起來，這話很能理解，甚至還有點(diǎn)幽默。但實(shí)際上，這種想法實(shí)在是大謬不然。

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　　實(shí)際上，在大多數(shù)組織機(jī)構(gòu)中，會議應(yīng)該是工作中最重要的核心活動。將軍們通過會議決定是否開戰(zhàn)，公司管理者通過會議決定如何應(yīng)對市場變化，父母們通過“會議”決定怎樣度過家庭危機(jī)。

　　但大多數(shù)會議開得很糟糕。領(lǐng)導(dǎo)人經(jīng)常做不到化解沖突、制定有效的日程，而是在會上塞進(jìn)大量演示性的程序，或是讓各部門一個(gè)接一個(gè)報(bào)告情況，直把人搞得昏昏欲睡。

　　不過，會議的最大問題是，人們經(jīng)常將戰(zhàn)術(shù)性話題和戰(zhàn)略性話題放在一個(gè)會上討論。要搞清楚這樣做有什么不妥，可以看看我們在家庭里這么做會發(fā)生什么。

　　以家為例。妻子和我在早晨準(zhǔn)備開始一天生活的時(shí)候經(jīng)常召開家庭“會議”。我們的談話經(jīng)常是這樣的：今天誰到學(xué)校接孩子?你認(rèn)為我們應(yīng)該試試再要個(gè)孩子嗎?今晚晚餐想怎么安排?今年該去哪里度假?諸如此類。談話結(jié)束的時(shí)候，我們也不知道到底有什么成果，不知道我們是在玩“腦力激蕩”、是在做決定還是只不過在 “大聲”思考。

　　在我旁聽過的許多次管理人員會議上，情況也是如此。領(lǐng)導(dǎo)會冷不丁地轉(zhuǎn)換話題，一會兒是結(jié)束促銷之類的極其具體的事情，一會又跳到公司面對新競爭如何定位這樣的長期話題，隨后又轉(zhuǎn)到介于兩者之間的諸如未來18個(gè)月應(yīng)該在研發(fā)上投入多少資金這樣的事。

　　問題是，要在一次會議上討論所有這些話題，即使是最聰明的人也難以完成必要的前后轉(zhuǎn)換。而且他們可能做不到讓在場的每個(gè)人都同時(shí)跟隨主題推進(jìn)。由于工作職責(zé)或個(gè)人性格的關(guān)系，有些人會在某個(gè)問題上持保守、求穩(wěn)的看法，其他人則會比較有創(chuàng)意或比較激進(jìn)。因此，會上會來回扯皮，直到時(shí)間耗盡，每個(gè)人都垂頭喪氣地發(fā)現(xiàn)，最重要的議題還沒討論，沒有達(dá)成任何一項(xiàng)清晰的決定。

　　實(shí)際上，們真正需要的是與此完全不同的會議：或許更簡短、但要將具體戰(zhàn)術(shù)性的話題和總體戰(zhàn)略性的話題分開討論。將會議的前后背景交待清楚、將不同性質(zhì)的話題分在不同的會議場合討論，這樣就能使會議變得更清晰、重點(diǎn)更突出，從而有助于消除與會者事先未必能料到的挫折感和困惑感。

　　實(shí)際上，我的一家客戶就把他們公司的轉(zhuǎn)變歸功于會議改革。早在2006年，一家保健公司感到在獲得行業(yè)發(fā)展勢頭方面遇到了困難。他們于是將周一上午的員工會議變成“戰(zhàn)術(shù)討論會”，專門用來討論實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的具體策略。當(dāng)他們想轉(zhuǎn)變話題討論更重大的戰(zhàn)略問題時(shí)，他們會在稍后的時(shí)間另外安排“戰(zhàn)略討論會”。

　　如果當(dāng)時(shí)戰(zhàn)略問題比較危急，他們會在戰(zhàn)術(shù)討論會之后立刻召開戰(zhàn)略會議。這樣一來，整個(gè)團(tuán)隊(duì)可以立刻投入戰(zhàn)略話題。他們成功的關(guān)鍵是嚴(yán)格自律，堅(jiān)持做到每次只關(guān)注一個(gè)戰(zhàn)略性問題，而不是將各種話題囫圇地混在一起討論。