采購師應(yīng)該怎么編制采購呢？

在很多情況下，一些語詞可能并不完全適合于你們的組織，如工作頭銜或?qū)I(yè)術(shù)語等，這是因?yàn)椴煌臋C(jī)構(gòu)對(duì)采購有著不同的要求，大的公司可能會(huì)有一個(gè)更加結(jié)構(gòu)

化或固定化的方式，而小的機(jī)構(gòu)則會(huì)更靈活一些。按照你自己的需要來解釋這些語詞并從中抽出關(guān)鍵點(diǎn)是非常重要的，下面的信息都可以加以利用。

1．1確切的產(chǎn)品和服務(wù)

從實(shí)質(zhì)上來說，采購其實(shí)很簡(jiǎn)單，你請(qǐng)求某人為你做什么，當(dāng)完成之后，你支付費(fèi)用就可以了。你可能需要的是貨物和設(shè)備、材料、產(chǎn)品，或者你可能要得到某種服務(wù)，這種服務(wù)有時(shí)可能是帶有人身性質(zhì)的。無論怎樣，你必須知道你要的是什么，是在什么時(shí)候需要的。

1．2其它六個(gè)“確切”

還有一些可能是比較重要的事情。也許你需要以一定速度和一定的質(zhì)量將某物品送到某一特定地點(diǎn)，同時(shí)你還要考慮成本問題。

因此，實(shí)際上有很多因素決定著上述看似簡(jiǎn)單的過程其實(shí)并不象上面所描述的那樣直截了當(dāng)，這就象駕馭一種動(dòng)物，比如說馬，只有以正確的方式對(duì)待它，它才可能服服帖帖，否則它會(huì)將你掀得人仰馬翻。

在采購的過程中需要照顧到的范圍其實(shí)很寬，但下面它們并不是按某種特定順序的重要性進(jìn)行排列的：

?決定你究竟需要什么，你所需要的貨物或服務(wù)的功能又是什么？

?如何起草合適的文書，它應(yīng)該包括些什么內(nèi)容？

?對(duì)于這項(xiàng)采購需要適用什么樣的條款和賦予怎樣的條件？

?有那些法律方面的因素需要考慮，它們又怎樣適用于我這一個(gè)特殊的例子？

?會(huì)不會(huì)有什么特別問題影響到我，比如說歐盟的指示性條文，或者是海外的供應(yīng)商等？

?財(cái)力問題如何，你能夠支付價(jià)款嗎？何時(shí)才能支付？

?我是僅僅和一個(gè)供應(yīng)商談判呢還是到市場(chǎng)上去選購？

?如何著手進(jìn)行招標(biāo)前的相關(guān)活動(dòng)？

?如何處理收到的競(jìng)標(biāo)者的分析報(bào)告？

?什么時(shí)候和我意中的供應(yīng)商簽定意向呢？

?如何準(zhǔn)備談判？

?如何處置合同？

隨著你獲得經(jīng)驗(yàn)的不斷增多，某些答案將會(huì)因?yàn)轭愃菩袨榈闹貜?fù)進(jìn)行而變得簡(jiǎn)單，從而也不需要每一次都費(fèi)工夫去思考，但另外一些則可能會(huì)隨著供應(yīng)商的不同而變

得更加復(fù)雜，這樣你可能需要經(jīng)歷該過程若干次才會(huì)獲得合適的解決辦法。這一過程看起來可能有些勞神，但它還是需要予以足夠的重視和認(rèn)真的處理。

從過去經(jīng)歷中得出的一個(gè)教訓(xùn)就是壞的開端往往使整個(gè)項(xiàng)目變得更加困難，并且使成功的可能性降低，在這種情況下就需要項(xiàng)目的主管人有足夠的勇氣拋棄原來的一切從頭再來，而需要從頭再來的這一切又是許多成功的先例所證明早就應(yīng)該是這樣做的。

我的詞典將采購定義為“通過細(xì)心和努力來獲得”。在商業(yè)運(yùn)作中，這一定義還需要考慮更多的關(guān)鍵因素，采購是通過從供應(yīng)商或合同的另一方獲得貨物、工程或是

服務(wù)來安全高效地經(jīng)營和發(fā)展業(yè)務(wù)，當(dāng)然還會(huì)有其它一些限制，比如說安全問題，環(huán)境問題或者是其它法律問題。采購還應(yīng)該考慮到對(duì)多余物品的處理，以及在互利

的前提下以一定條件將它們轉(zhuǎn)讓給他人。

采購的首要任務(wù)是增加價(jià)值和轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)而不是也不應(yīng)該是增加或轉(zhuǎn)移成本，它是也應(yīng)該是給業(yè)務(wù)帶來價(jià)值。

支持這一主要任務(wù)的是那些補(bǔ)充性任務(wù)，如對(duì)賣方的評(píng)價(jià)，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)用，如有必要對(duì)于制度及商品編碼的組織和利用，對(duì)于庫存的控制等。

采購其實(shí)是一種組織體系，它保證客戶在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間和恰當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)，以合適的價(jià)格從合適的供應(yīng)商那里得到符合質(zhì)量和數(shù)量的確定商品。

另外還有一種更深層次的要求，那就是采購要以平等的方式與每一位供應(yīng)商打交道，而不是有利于這一方，不利于另一方。

1．3采購之收益

公司要想增加收益，方法之一就是增加銷售，其它條件不變，銷售的大量增加將導(dǎo)致收益的增長(zhǎng)。讓我們假定一個(gè)公司購進(jìn)價(jià)值50000英鎊的原材料和元件，然

后通過勞動(dòng)向其中增加了50000英鎊的價(jià)值。在增加了10000英鎊的價(jià)值之后將這些商品賣出，為了將收益從10000英鎊提高到15000英鎊，就必

須將營業(yè)額提高50%，即從110000英鎊增加到165000英鎊，這反過來又意味著它的銷售能力必須比以前提高50%才能達(dá)到這一目標(biāo)，這將是非常困

難的。

有另外一條途徑，假定增加的價(jià)值還保持在50000英鎊，但是購進(jìn)的原材料被更加有效地利用了，因此在事實(shí)上原料的花費(fèi)只是45000英鎊而不是50000英鎊，這一部分節(jié)余就直接轉(zhuǎn)化為利潤將收益增加到15000英鎊，這說明良好的采購將直接增加利潤。

這一點(diǎn)可以同樣適用于目的不在于利潤而在于平衡預(yù)算的情況，當(dāng)然這種平衡也要保證提供一定水平的服務(wù)，在某種極端的意義上說，你可以將所有的精力都花費(fèi)在對(duì)于預(yù)算限制的減少上，這將使你以極大努力的的代價(jià)換取更令人滿意的服務(wù)。換言之，從采購中獲得的節(jié)余將會(huì)直接轉(zhuǎn)化為額外的服務(wù)。由此可見，好的采購將意味著可能提供好的服務(wù)。

處置風(fēng)險(xiǎn)并不是意味著要將你的風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)嫁給你的供應(yīng)商，在這種情況下，風(fēng)險(xiǎn)并沒有消失而是發(fā)生了變化?？偟膩碚f，風(fēng)險(xiǎn)

可能是增加了，因?yàn)楣?yīng)商也許并不適合于或能夠處理好這種風(fēng)險(xiǎn)，更合適的辦法應(yīng)該是盡力去減少周圍風(fēng)險(xiǎn)的程度，因此，風(fēng)險(xiǎn)也必須從所從事的業(yè)務(wù)或項(xiàng)目的一

般境況中去發(fā)現(xiàn)。

精密設(shè)計(jì)和切合實(shí)際的采購將有助于避免商業(yè)運(yùn)作中的風(fēng)險(xiǎn)。許多購得的物品是由一些相當(dāng)武斷的標(biāo)準(zhǔn)來加以限定的，如果其中一件商品有瑕疵，則會(huì)很輕易地要求更換另一件而不去進(jìn)一步考察它是否符合自己的需要。

如果所要求的新替代品是一個(gè)特殊的備件或者要達(dá)到一個(gè)較高程度的普及率，那么就有可盡管這可能并不是經(jīng)常發(fā)生，但在

用普通的方法就可以解決的情況下再去尋找供應(yīng)商提供特殊的物件無疑是一種時(shí)間上的浪費(fèi)。事實(shí)上，你所需要的那種型號(hào)可能已經(jīng)脫銷，或者已不再生產(chǎn)，或者是

已經(jīng)為其它更好的產(chǎn)品所取代，對(duì)于業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的典型情況是因?yàn)檫\(yùn)送的遲延造成的工程的推遲以及對(duì)新技術(shù)的排斥而留戀直接的類似物品的簡(jiǎn)單替換。

1．4采購程序和競(jìng)標(biāo)

采購是一組行為，每一個(gè)人在其中都扮演一定的角色。通常情況下，這一過程都分成幾個(gè)特定的部分，并在其中進(jìn)行分工，不同的人承擔(dān)不同的責(zé)任，這對(duì)參與采購的員工和需求機(jī)構(gòu)都是一種保護(hù)。

實(shí)質(zhì)上，參與采購的有四類人。首先是客戶，一般是一個(gè)具體的人，由它來決定需要什么，在大的機(jī)構(gòu)里這項(xiàng)工作甚至可能再往下細(xì)分，專門有人來填寫技術(shù)規(guī)格表，在效果上起著客戶代理人的作用，但在這里我們將上述兩類人看作一類。

第二類人是預(yù)算持有人，他們是負(fù)責(zé)的官員、項(xiàng)目的主管。

第三類人是采購執(zhí)行人，他們扮演的是處于客戶和供應(yīng)商之間的角色，代表客戶履行委托事宜。

第四類人是財(cái)政官員，他一般是審核票據(jù)進(jìn)行實(shí)際的支付工作。

理解和尊重這四類人的職責(zé)很重要，例如，工程師做工程機(jī)械方面的事務(wù)，采購員進(jìn)行采購，彼此的職責(zé)不能混淆，當(dāng)然在一個(gè)較小的機(jī)構(gòu)里，這些職能可能因操作上的方便會(huì)集于一身。

客戶，技術(shù)官員

其職責(zé)是：

?準(zhǔn)備技術(shù)規(guī)格

?簽發(fā)技術(shù)規(guī)格

?提供意中的供應(yīng)商

?從技術(shù)角度評(píng)估競(jìng)標(biāo)

?確認(rèn)所購貨物和服務(wù)可以被接受

?保存可供審核的他個(gè)人的行為記錄

采購員，采購執(zhí)行人

其職責(zé)是：

?準(zhǔn)備商業(yè)咨詢

?簽發(fā)招標(biāo)咨詢

?推薦合同策略

?對(duì)競(jìng)標(biāo)進(jìn)行商業(yè)評(píng)估

?在合同過程中處理各種變故和請(qǐng)求

?保存可供審核的他個(gè)人的行為記錄

項(xiàng)目主管，該項(xiàng)目的負(fù)責(zé)官員

其職責(zé)是：

?批準(zhǔn)技術(shù)規(guī)格

?批準(zhǔn)商業(yè)條件

?批準(zhǔn)前述推薦，決定與哪一供應(yīng)商簽約

?履行和保持對(duì)采購行為的適當(dāng)控制

?指導(dǎo)并從各個(gè)方面與該項(xiàng)目進(jìn)行合作

財(cái)務(wù)官員

該職位負(fù)責(zé)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)方面的工作，通常情況是其職責(zé)由多人來履行

?監(jiān)控并調(diào)節(jié)預(yù)算

?確認(rèn)票據(jù)

?履行支付

在整個(gè)采購過程中對(duì)這些職能進(jìn)行認(rèn)同對(duì)于提高效率是非常必要的。為了整個(gè)業(yè)務(wù)能夠贏得最大影響，每一個(gè)參與者都應(yīng)該被允許以合適的方式履行其職責(zé)。

競(jìng)標(biāo)

競(jìng)標(biāo)在采購中是一個(gè)能夠使資金在發(fā)揮最大效用的同時(shí)以最有效的方式獲得貨物和服務(wù)的過程，只要恰當(dāng)?shù)赜枰钥刂撇⒑侠磉\(yùn)用，它就可以成為一種能為任何業(yè)務(wù)所運(yùn)用的有力工具。

如果不加選擇地加以運(yùn)用，而且也沒有什么正確的指導(dǎo)思想，結(jié)果將不能如愿。招標(biāo)需要加以管理和控制，這一過程要和本機(jī)構(gòu)的文化氛圍相吻合，以求獲得最佳的結(jié)果。

對(duì)于該業(yè)務(wù)的技術(shù)要求應(yīng)當(dāng)文件化，并且不能向某一供應(yīng)商特別提供，這種技術(shù)方面的描述性文字也不應(yīng)該在供應(yīng)商之間有所區(qū)別。偏向一方而不利于另一方將不會(huì)使你的資金發(fā)揮最佳效用，如果你在歐盟關(guān)于公共事業(yè)采購的法規(guī)下運(yùn)作那也將會(huì)產(chǎn)生麻煩。

商業(yè)需求同樣需要文件化，并和技術(shù)要求一齊構(gòu)成招標(biāo)文件的主要部分（如果這兩項(xiàng)并不是它的全部的話）。

所有的競(jìng)標(biāo)者必須按照同樣的招標(biāo)文件進(jìn)行準(zhǔn)備，這樣他們提出的條件就能有機(jī)會(huì)進(jìn)行比較，比較之后將會(huì)給你提供有競(jìng)爭(zhēng)力的競(jìng)標(biāo)者，反過來這又會(huì)降低風(fēng)險(xiǎn)和獲得最大附加效用。

招標(biāo)策略

只要可行，招標(biāo)無疑是進(jìn)行采購最值得推崇的方式。要采取這種方式，招標(biāo)機(jī)構(gòu)必須采取相當(dāng)負(fù)責(zé)的態(tài)度，而且要遵守職業(yè)道德，所有的競(jìng)標(biāo)者都應(yīng)該平等對(duì)待，不能向第三方透露任何信息，組織機(jī)構(gòu)的活動(dòng)必須保證招標(biāo)過程中沒有權(quán)利濫用的現(xiàn)象。

組織機(jī)構(gòu)應(yīng)該為自己留出盡可能長(zhǎng)的時(shí)間來保證自己行動(dòng)的自由，盡可能地不要在很早的時(shí)候就與某一供應(yīng)商達(dá)成意向從而使自己陷于鎖鏈之中，這實(shí)際上也會(huì)限制你的相對(duì)方談判的自由。

如果你受歐盟或其它規(guī)則的約束，那么招標(biāo)的過程將會(huì)受到相當(dāng)嚴(yán)格的控制，包括你所擁有的時(shí)間，所需要提供的信息數(shù)量，操作商務(wù)的方法等。不遵循這些規(guī)則的人可能會(huì)更自由一些，但他們會(huì)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部具備規(guī)則也是非常必要的。

首先，招標(biāo)文件是需要準(zhǔn)備的，它包括技術(shù)和商業(yè)方面的條款，與此操作相并列的是要整理出一系列具備可能性的供應(yīng)商。接下來你就應(yīng)該制定招標(biāo)回復(fù)時(shí)間表了，并且要保證能夠收到必要的審核材料。這一切做完之后，這些文件，通常稱作招標(biāo)要約或投標(biāo)請(qǐng)求就可以發(fā)給競(jìng)標(biāo)者了。

程序到此并未終止，你還需做一些管理工作，并堅(jiān)守到回復(fù)時(shí)間表的最后，你需要接受并回答供應(yīng)商的提問，記住要將這些回答通報(bào)給每一位競(jìng)標(biāo)者，以使他們獲得的信息是相同的。

一旦有了回復(fù)，你就要對(duì)這些報(bào)價(jià)或投標(biāo)進(jìn)行評(píng)估，當(dāng)然評(píng)估時(shí)要盡可能地保持公平，務(wù)必保證這些報(bào)價(jià)具有可比性，因此你可能需要向競(jìng)標(biāo)者詢問其所投之標(biāo)中的一些你不是很清楚的問題并讓他作出解釋。

選出有限的幾個(gè)后，你需要保證供應(yīng)商所提供的的確最適合于你的需要，這可以通過通信的方式解決，但通常需要呈交和談判。

通常情況下，合適的做法是事先選出一些競(jìng)標(biāo)者，限定條件如下：

?對(duì)該項(xiàng)目確有興趣，且非常愿意提交競(jìng)標(biāo)條件

?對(duì)相關(guān)程序、材料和know-how權(quán)具備一定的經(jīng)驗(yàn)

?有相關(guān)人事、技術(shù)、機(jī)械、管理等重要事項(xiàng)的資源

?財(cái)政狀況良好

?能保證恰當(dāng)?shù)馁|(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，且有合適的管理體系

預(yù)選一部分競(jìng)標(biāo)者在招標(biāo)過程的每一個(gè)階段都能夠節(jié)約時(shí)間和精力，它將有助于防止那些無用的東西占用你的時(shí)間和空間。

在整個(gè)過程的初期就與有潛力的競(jìng)標(biāo)者進(jìn)行交談也可以了解別人對(duì)你項(xiàng)目的看法和獲得他人的反應(yīng)。

與供應(yīng)商和簽約者進(jìn)行聯(lián)系

供應(yīng)商不應(yīng)該被看作是力圖榨取客戶最后一點(diǎn)利潤的騙子，他們有自己的困難，對(duì)他們來說，無端地坑害善良的消費(fèi)者不會(huì)有任何實(shí)效。

你所需要的是他們的專長(zhǎng)技術(shù)，需要他們對(duì)你的項(xiàng)目有所貢獻(xiàn)，同時(shí)你也期望他們是在你的這一個(gè)特殊項(xiàng)目而不是在他人的項(xiàng)目上工作，另外需要的就是他們最好的工作。

不幸的是供應(yīng)商在技術(shù)人員方面可能有缺陷，不大可能僅僅為了滿足你的特殊要求而改變他們的工作程序，保持原來的運(yùn)作方式才可能維持利潤，而放棄這些對(duì)他們來說則可能很不經(jīng)濟(jì)。

為了彌合這種明顯的差別，你需要考察供應(yīng)商能為你做什么，并且力求充分地滿足你的要求。在各個(gè)層次上都建立聯(lián)系，用你的激情感染他們，為他們提供清晰明了的招標(biāo)文件，并且盡可能地少修改，公平地對(duì)待每一個(gè)競(jìng)標(biāo)者并且讓他們了解這一點(diǎn)，你會(huì)因此而受到尊敬。

1．5采購成本

這個(gè)因素通常被忽視并且對(duì)你及競(jìng)標(biāo)者來說都可能是潛在的成本，為了將這一工作處理好，你需要明白自己要做什么以及如何去做。

招標(biāo)成本

首先要考慮到發(fā)出招標(biāo)要約前的行為，你需要限定目標(biāo)，調(diào)查主題，寫出確定的明細(xì)表，考察和認(rèn)同供應(yīng)商，獲取內(nèi)部的授權(quán)，尋求預(yù)算支持，然后發(fā)出要約。這個(gè)過程可能需要整個(gè)合同價(jià)金的2%到5%。

接下來競(jìng)標(biāo)者就需要針對(duì)你的明細(xì)表制定他的建議，這既費(fèi)時(shí)間又費(fèi)金錢，每一個(gè)競(jìng)標(biāo)者在競(jìng)標(biāo)說明上都要花費(fèi)合同價(jià)金1%到大約6、7%的成本。如果你有四個(gè)或者五個(gè)競(jìng)標(biāo)者，這一成本將達(dá)到合同價(jià)金的5%到30%。

你可能會(huì)問自己由誰來償付這筆款項(xiàng)？理論上說是你的競(jìng)標(biāo)者，但是，從長(zhǎng)遠(yuǎn)觀點(diǎn)來看當(dāng)然是你自己?；蛘呤歉?jìng)標(biāo)者把競(jìng)標(biāo)成本直接加在每次競(jìng)標(biāo)項(xiàng)目上，或者它們成為了總開銷的一部分，在后者的情況下，你可能在一年將其付清。

報(bào)價(jià)提出之后，評(píng)估程序就開始了，你要做的包括評(píng)估、估價(jià)、呈交、談判、批準(zhǔn)幾個(gè)事項(xiàng)，那些簡(jiǎn)短的競(jìng)標(biāo)者列表也包括在呈交和談判過程中。這個(gè)總成本或許占合同價(jià)金的2%到5%，如果你發(fā)現(xiàn)由于某種原因必須重新招標(biāo)，那么在這一部分的成本將大幅增加。

因此對(duì)工業(yè)來說，競(jìng)標(biāo)的總成本可能占到合同價(jià)金的10%到50%這樣一個(gè)范圍，無論你從事的是哪一種工業(yè)，降低這種成本都是你的責(zé)任。

?將這一程序編入流水操作，并制定明晰的計(jì)劃

?制定嚴(yán)格的時(shí)間表，不要讓這一過程無限期地拖延下去

?不要浪費(fèi)時(shí)間，問題出現(xiàn)時(shí)就予以回答，必要時(shí)就采取行動(dòng)，毫無必要的拖延是沒有意義的

?除非必要，否則不要重新招標(biāo)

?保持公正，避免因歧視而受到指責(zé)（在接下來的調(diào)查中大量的時(shí)間和資源都會(huì)被浪費(fèi)掉）

?要保證專業(yè)化，將工作做好，并且第一次就要做好

采購成本

我們通常強(qiáng)調(diào)要將采購成本將到最低，但將所有的成本作為整體來看待從而獲得一個(gè)關(guān)于商務(wù)成本完整圖景的做法也是很有價(jià)值的。

前面幾段討論了關(guān)于簽約前的一些事務(wù)，我們發(fā)現(xiàn)招標(biāo)成本對(duì)每一方來說都可能達(dá)到合同價(jià)金的50%，在這里面加上使整個(gè)系統(tǒng)得以裝備并運(yùn)行的成本，例如：

?選址工作、基礎(chǔ)建設(shè)、前期準(zhǔn)備和正式建設(shè)于其它系統(tǒng)進(jìn)行一體化

?授權(quán)與交接

?交付與保險(xiǎn)

?財(cái)政費(fèi)用

?相關(guān)手冊(cè)

?對(duì)職員及監(jiān)理的培訓(xùn)

所有這些都加入到總的購取成本中，有時(shí)這些費(fèi)用很輕易地就超過了招標(biāo)的成本。

所有權(quán)損耗

除項(xiàng)目的裝備和運(yùn)作成本之外，你還必須計(jì)算它運(yùn)作時(shí)的成本，這些成本可能會(huì)持續(xù)許多年，并且可能是前期費(fèi)用的許多倍，接下來，在設(shè)備瀕于報(bào)廢之時(shí)就不得不將其銷毀或以某種方式處理掉。

考慮這些成本將有助于以正確的觀點(diǎn)來看這種實(shí)際購買價(jià)，一定要考慮長(zhǎng)期損耗成本，有時(shí)它能幫助你決定購買何種最好的系統(tǒng)，而忽視這一點(diǎn)將明顯不利于支持購買那些原始價(jià)格顯然很高的系統(tǒng)的做法。

1．6采購管理

我們已經(jīng)注意到采購包括許多個(gè)方面，你不能任其自行發(fā)展、自行管理，而要對(duì)其進(jìn)行管理，控制它的運(yùn)作，這樣它們就不會(huì)隨意發(fā)展了。

限定你的目標(biāo)，使之清晰且具有連續(xù)性，一旦這種運(yùn)作方式形成，就要堅(jiān)持下去，不能輕易變更。

建立清晰有效的交流方式，通過正式的會(huì)議或者是某種非正式的方式與每一個(gè)人進(jìn)行交談，僅僅將好主意留在肚子里是不能解決任何問題的。

制定切實(shí)可行的計(jì)劃，其中一些是在你的機(jī)構(gòu)內(nèi)部起作用，另一些則是要考慮到可能出現(xiàn)的問題，接下來你就應(yīng)該堅(jiān)持按計(jì)劃執(zhí)行。如果這個(gè)計(jì)劃是好的，為什么要變動(dòng)它呢？

讓協(xié)同一致和承諾對(duì)你的計(jì)劃和主意產(chǎn)生影響，使得每一個(gè)人都期望這個(gè)項(xiàng)目成功。作為一位領(lǐng)導(dǎo)或主管，你應(yīng)該用激情來感染你的伙伴們，使之愿與你共同取得勝利。

知識(shí)就是力量，獲取知識(shí)然后變得更加強(qiáng)大，并且為自己的商業(yè)利益而有效地利用它。

要了解人們?cè)谡麄€(gè)過程中所起的不同作用，尊重他們的位置但要進(jìn)行團(tuán)隊(duì)合作。如果你們的工作能夠團(tuán)隊(duì)出擊，你將在供應(yīng)商面前展示一幅團(tuán)結(jié)奮進(jìn)的圖畫。供應(yīng)商將會(huì)在你的機(jī)構(gòu)中發(fā)掘任何脆弱的環(huán)節(jié)，他們要抓住你的漏洞，使一方攻擊另一方，然后從中獲取好處。別讓他們得逞，一個(gè)團(tuán)結(jié)一致的團(tuán)隊(duì)是不會(huì)有漏洞的。

1．7安全與保密

采購過程中的黃金規(guī)則是要保密，別讓任何不應(yīng)該外傳的信息從你的機(jī)構(gòu)中泄露出去，不要和不應(yīng)知道此事的陌生人交談，當(dāng)對(duì)方是你機(jī)構(gòu)中的成員時(shí)這可能很難，但知道的人越少，就越不會(huì)有漏洞。

妥善安置你的相關(guān)文件和計(jì)算機(jī)內(nèi)的材料，不用時(shí)（包括周末和晚上）要將其鎖好，不要將評(píng)估的表格展開放在桌子上，以免過路人看見，銷毀那些敏感的文件而不僅僅是隨手將其仍掉，別有用心者會(huì)力圖去發(fā)現(xiàn)他們。

你的競(jìng)標(biāo)者們都很注意收集關(guān)于你的點(diǎn)滴信息，一零半句有時(shí)就正好能夠填補(bǔ)他們信息上的空白，如果非常必要的話，他們會(huì)在你午餐的酒吧或者是餐館咖啡屋安插一個(gè)竊聽者以收集你的雜談，這已為世人所知。

1．8采購過程中的觀念

任何名譽(yù)的采購方在運(yùn)作過程中都受一套為世人所普遍接受的規(guī)則的約束，比如買賣原理等，這涵蓋了買方對(duì)于賣方的行為準(zhǔn)則，簡(jiǎn)述如下：

?不要利用自己的權(quán)威獲取個(gè)人利益

?遵循無可指責(zé)的正直標(biāo)準(zhǔn)

?培育專業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的最高標(biāo)準(zhǔn)

?遵循法律、合同及慣例

?拒絕任何不正當(dāng)或可能被視為不正當(dāng)?shù)纳虡I(yè)行為

?為商業(yè)利潤最大化而優(yōu)化對(duì)資源的利用

為了將這些原則付諸實(shí)施，采購方需要如下行為指南（它們已經(jīng)被證明產(chǎn)生過良好的效果）：

?公開任何可能影響公正的個(gè)人偏好

?始終如一地尊重忠誠的品行

?發(fā)布真實(shí)和公正的信息

?不要禁止公平競(jìng)爭(zhēng)的運(yùn)作

?只有在可以予以回報(bào)時(shí)才接受普通的友善

?不接受饋贈(zèng)，更不用說那些有真正價(jià)值的小禮品

說服某些別國的供應(yīng)商接受上述最后一項(xiàng)可能非常困難，因?yàn)樵谀承﹪依铮芙^接受禮物被看作是一種對(duì)個(gè)人的當(dāng)眾侮辱，但你一定要謹(jǐn)慎、小心，用你的常識(shí)進(jìn)行判斷。

采購方式

可能碰到的采購方式有很多，下面簡(jiǎn)單描述其中的幾種：

國際招標(biāo)

當(dāng)你的資金是由國際組織借貸時(shí)，通常就需要采取這種采購方式。每一個(gè)國際組織，如世界銀行、亞洲開發(fā)銀行等，都有自己的一套規(guī)則，為了獲得所需要的資金就必須謹(jǐn)慎地遵循人家的這些規(guī)則。規(guī)模很大的項(xiàng)目往往需要多渠道地獲取資助，這樣你就不得不同時(shí)遵循多個(gè)規(guī)則了。這些規(guī)則我們將會(huì)在研討會(huì)上深入探討，但它們幾乎都遵循在這一課開始時(shí)我們列出的那些原則，可能變動(dòng)的只是用于支持這些原則的實(shí)際的文書工作。

一般來說，項(xiàng)目需求必須以某種方式予以公開，對(duì)這種方式可能會(huì)有特定的限制，也可能會(huì)在世界范圍內(nèi)流行的傳媒方式中進(jìn)行選擇，現(xiàn)在不斷增長(zhǎng)的趨勢(shì)是可能會(huì)要求將項(xiàng)目在國際互聯(lián)網(wǎng)上公開，以使有潛力的投標(biāo)人有機(jī)會(huì)表達(dá)他們的興趣。

報(bào)價(jià)所用規(guī)格在標(biāo)準(zhǔn)和描述方面都必須確實(shí)是國際性的，這可以保證來自不同國家的投標(biāo)者在相同的基礎(chǔ)上展開競(jìng)爭(zhēng)，因?yàn)樵趪畣?/p>

題上避免歧視是非常重要的。借貸方的規(guī)則不應(yīng)該排斥地方公司參與競(jìng)爭(zhēng)，但普遍的做法是國際性的投標(biāo)者將會(huì)把地方公司作為分包者，承諾合同的一部分將

在該地方履行。這部分是因?yàn)橥稑?biāo)者在預(yù)先確定時(shí)就要保證它們有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)?zāi)艹晒Φ赝瓿稍擁?xiàng)目從而給資助者以信心。通常也就是這種對(duì)先前經(jīng)驗(yàn)的要求往往使得地

方公司不能成為國際競(jìng)標(biāo)中的主角。

出資人還會(huì)要求整個(gè)過程的運(yùn)行要嚴(yán)格保持公正和完全客觀，所有的決定都需要詳細(xì)記錄和確證，以便出資人派審計(jì)人員前去查驗(yàn)發(fā)生情況的真實(shí)性。

與國際采購立法不同，借貸者的規(guī)則可能還會(huì)影響到合同的具體運(yùn)作，它會(huì)規(guī)定一旦開始履行如何對(duì)合同進(jìn)行管理。

依其性質(zhì)，國際報(bào)價(jià)只適用于大型的項(xiàng)目。

歐盟程序

歐盟的采購規(guī)則體現(xiàn)為一系列的指南性條文，研討會(huì)的一大部分將用來解釋這些條文本身以及它們是如何在實(shí)際中運(yùn)用的。在歐洲經(jīng)濟(jì)區(qū)的每一個(gè)成員國中，這些條

文都被轉(zhuǎn)化成國內(nèi)法，但全部的運(yùn)作程序還要受到歐洲委員會(huì)和歐洲法院的監(jiān)督，這些規(guī)則將我們前面所講到的一系列原則付諸實(shí)效。

歐盟的指南性條文僅涉及到合同的授予這一步，沒有接下來合同管理的內(nèi)容。它規(guī)定所有涉及到的合同都要在歐共體官方期刊上公布，這意味著歐洲大陸上所有的投

標(biāo)者都可以知道在哪里尋找機(jī)會(huì)。另外還有和其它經(jīng)濟(jì)區(qū)域的相互合作，這樣美國和日本的一些合同就也可以在歐共體官方期刊上公布了。歐盟的指南性條文還為報(bào)

價(jià)選擇和中標(biāo)評(píng)估制定了一些規(guī)則，要求這些程序公正客觀。

歐盟的指南性條文適用于所有的采購活動(dòng)，不僅僅是項(xiàng)目招標(biāo)，事業(yè)性消費(fèi)也包括在內(nèi)，另外還適用于歐洲公共事業(yè)團(tuán)體簽定的服務(wù)合同，如同貨物買賣和建設(shè)承包合同一樣。

歐盟的這些指南性條文的一個(gè)重要方面就是它們可以由投標(biāo)者自己進(jìn)行修改，同時(shí)還為那些能向法庭證明自己受到了侵害的投標(biāo)者提供救濟(jì)。

國內(nèi)或地區(qū)招標(biāo)

許多國家通過國有機(jī)構(gòu)也為招標(biāo)制定了相應(yīng)的規(guī)則，而這種招標(biāo)可能不為國際規(guī)則所涉及，它們可能只涉及較低的標(biāo)的，并且要求合同在國內(nèi)或特定的地區(qū)向所有投標(biāo)者公開。這些規(guī)則可能與上面所述的投標(biāo)程序遵循同樣的原則，因?yàn)檫@些原則已經(jīng)被反復(fù)證明能夠帶來豐厚的利潤。

當(dāng)然國家和地區(qū)的招標(biāo)規(guī)則也包括一些其它招標(biāo)程序所不包括的內(nèi)容，比如它可能會(huì)要求投標(biāo)者遵守一定的社會(huì)政策，并符合一定的環(huán)保、健康和安全標(biāo)準(zhǔn)等，還可能要求列出影響到競(jìng)標(biāo)的工程的細(xì)枝末節(jié)。

必須注意的是，如果采購涉及到國際規(guī)則，那么它們將比國內(nèi)規(guī)則優(yōu)先適用，很明顯，如果這兩套規(guī)則都遵循同樣的原則，那會(huì)對(duì)各方都有利。

直接簽約

直接簽約有時(shí)又稱單一采購，它不需要競(jìng)標(biāo)?？蛻艨赡軆H僅將這項(xiàng)工作交給另一個(gè)組織去執(zhí)行，或者按標(biāo)準(zhǔn)價(jià)或者是協(xié)議價(jià)。這種簽約行為在歐洲已倍受冷落，今天

也僅局限于和防衛(wèi)方面的一些事項(xiàng)，即使在這里一方面是合同不予公開，另一方面還是力圖安排一些競(jìng)爭(zhēng)。它也適用于集團(tuán)公司為了把工作機(jī)會(huì)留在公司內(nèi)

部的情況，這些條款可能只涉及內(nèi)部事宜，根本就不是什么法律上的合同。

諸如“加入合伙”之類的詞語可能涉及到直接簽約，盡管這可能更象是繼續(xù)一項(xiàng)已經(jīng)存在的合同而不是建立一種新合同。直接簽約的問題是客戶可能永遠(yuǎn)無法肯定他們做了一筆好交易，歷史表明由于各種原因他們往往不能如愿。

框價(jià)協(xié)議

框價(jià)協(xié)議能夠約定供應(yīng)貨物或完成工程的價(jià)格和條件，但又允許在數(shù)量和時(shí)間甚至是標(biāo)的方面有所變動(dòng)?？騼r(jià)協(xié)議也可以涉及到“合伙”，它是用以在歐盟采購指南

內(nèi)包括長(zhǎng)期關(guān)系的機(jī)制。簽定框價(jià)協(xié)議之前當(dāng)然也經(jīng)過競(jìng)爭(zhēng)，但一旦簽定就可以持續(xù)若干年，盡管在歐盟內(nèi)部這個(gè)期限必須受到限制，它們不能簡(jiǎn)單地公開結(jié)束。

框價(jià)協(xié)議可適用于客戶不知道所須產(chǎn)品的確切時(shí)間和數(shù)量的情況，我們也可以通過諸如“合同條款”、“”、“理性合同”等詞語來知曉它是框價(jià)協(xié)議?？騼r(jià)協(xié)議的

優(yōu)點(diǎn)在于能夠保證大量相對(duì)來說低價(jià)金的交易能由相關(guān)合同條款來調(diào)整，而在需求產(chǎn)生時(shí)可以授權(quán)最終用戶直接與供應(yīng)商聯(lián)系。

以上是對(duì)于采購業(yè)務(wù)的簡(jiǎn)短介紹，還有許多的問題需要探討。專業(yè)的采購員經(jīng)過幾次之后便可以熟悉這些內(nèi)容，但即使是最富經(jīng)驗(yàn)的采購員也需要經(jīng)常注意這些東西，看它們究竟是否有新的變化。